【徹底解説】インターネットFAXの人気おすすめランキング5選【時間節約・業務効率化】

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ビジネスに必要なのは、いかに早く情報を手に入れビジネスで活かすかです。特に情報交換は時と場所を選ばずできた方がいいですよね。そんなビジネスの世界で増えているのがインターネットFAX!この記事ではインターネットFAXの基礎知識や選び方、おすすめのサービスを紹介します。

競争社会に勝ち残るためのビジネスツールをどんどん活用しよう!

ビジネスでは早く情報を掴んで早くその情報を活かせて初めて利益につながります。そのためにはクライアントの要望や提携している業者からの情報は、迅速に受け取り迅速に対応する必要があります。まさに「時は金なり」ですね!

 

情報のやり取りは時代によって様変わりしていますが、例え必要のあるものでもコストやスピードを重視したやり方を導入した方が良いのです。その一つが「FAX」。今や固定のFAXよりインターネットFAXの時代!でもどんなものかわからない方もいます。

 

そこでこの記事では、今話題のインターネットFAXとはどんなものか?何が良いのか?どんな業者を選べばいいのかを徹底的に紹介しますので、コスト削減や効率化を検討中の方は、ぜひお役立てください。

【基礎知識】インターネットFAXとは?従来とどこが違うの?

インターネットFAXはインターネットを利用して情報のやり取りをします。インターネット回線があればどこでもFAXできるので、場所を選ばず情報のやり取りが行えます。当然FAX本体も必要ありません。では従来とどこが違うのか?

 

従来のFAXは事務所などにFAXの本体を固定の場所に置いて使用します。利用するのは電話回線でした。つまり電話回線がなければ情報のやり取りはできません。誰かから情報が来たら事務所に取りに行く必要があったので、外出時にはちょっと厄介に感じたものです。

インターネットFAXの特徴・仕組み

インターネットFAXはインターネットを介してFAXとしての情報のやり取りができます。利用するためにはインターネットFAXの業務を行っている会社と契約する必要があります。FAXの送受信を行う場合にはFAX本体は必要ありません。

 

実はインターネット環境が利用できるデバイスがあれば、パソコンからでもスマートフォンからでもFAXの情報の送受信が可能です。また、インターネットFAXはデジタルとアナログの選択が可能!これも従来のFAXより優れた点です。

 

例えば送信する側が紙で送信した場合は電子データに、逆に電子データを紙で受信ができます。当然電子データから電子データでも送受信が可能です。非常に便利なツールですね。

インターネットFAXのメリット・デメリット

非常に便利なインターネットFAXですが、メリットも多いですがデメリットが全く無いといえばウソになります。ここではメリットとデメリットを紹介します。

インターネットFAXの5つのメリット

まずはインターネットFAXがなぜ良いのか、どこが良くて選ばれているのか、メリットを5つ紹介します。

FAX「本体が不要で場所を取らない」

従来のFAXは本体が必要です。本体を回線につないで文章をスキャンして送受信します。特に受信には紙が必要なので、紙をセットできるサイズである必要があったため、コンパクトとはいっても結構置く場所に困った方もいました。

 

ところがインターネットFAXは本体が必要ないので置き場所に困りません。小さなオフィスやテレワークをする場合、少しでもスペースを広く活用したいですよね。そんな方にとっては大きなメリットです。

FAX用の「回線が必要ない」

インターネットFAXは電話回線が不要なので、FAXのための回線の確保は必要ありません。その代わりにインターネット環境が無ければいけませんが、近年ではインターネット回線が無い方はほとんどいません。使いたいときにすぐに使えるところがメリットの一つです。

FAX用の「紙やインクが不要」

従来のFAXは受診した情報を紙にプリントアウトしてくれました。なので紙の購入費用が必要ですが、インターネットFAXは紙やインクは必要ありません。なのでこれまでかかっていた用紙やインクの費用の削減につながります。

使用量によって「コストの削減」ができる

インターネットFAXはサービスを提供している会社によって、さまざまなプランが用意されています。自分の会社がひと月にどのくらいの枚数FAXを送っているのか、使用量をチェックしてプランを選択しましょう。選択によっては大幅にコストダウンが可能です。

場所を選ばず「いつでもどこでも送受信できる」

例えば、営業で外出したときにFAXを送りました!と連絡が入った場合、固定とは違って出先でも受信可能なのは大きなメリットです。時間を無駄にせず相手にも嫌な気持ちにさせません。これもインターネットFAXの良い点です。

インターネットFAXの3つのデメリット

いつでもFAXの送受信ができる便利なインターネットFAXにもデメリットがあります。そのデメリットを3つ紹介します。

使い方によっては「費用が高くなるケースがある」

インターネットFAXサービスを提供している会社には、さまざまなプランが用意されていて、その中から自分にピッタリなプランを契約しないと、逆にコストが上がってしまう可能性があります。失敗しないためにも各社の違いをしっかりとチェックしましょう。

FAXの送受信を行った後で「確認のメールや連絡が必要」

インターネットFAXのデメリットの一つがこれです。インターネット経由でFAXを送信したけれど、相手がその情報に目を通してくれたのかどうかがわかりにくいのがデメリットです。あとになって「送った」「見てない」などのトラブルが起こらない対策が必要です。

 

例えばFAXを送ったら確認をメールでお知らせするなど、すれ違いが発生しないためのルールや工夫が必要です。

「手書き文書の送信」をする場合に手間がかかる

手書きの文書をインターネットFAXで送信するとき、そのままでは送れないのでデジタル化する必要があります。その手間が意外と時間がかかってしまうのです。これをインターネットで送信するとスキャナーでパソコンに取り込む作業が必要で面倒です。

 

なので、手書きの文書をインターネットFAXで送信する場合には、できるだけ簡素化するためのルールを決める必要があります。

インターネットFAXがおすすめなのはこんな人

どんな人・どんな企業にインターネットFAXがおすすめなのか、ここではインターネットFAXがおすすめなのはどんな人なのかを紹介します。

個人事業主など「FAXを置きたくない」方

個人事業主の方や自営で営業活動がメインの方におすすめです。例えば個人事業主の業種にもよりますが、自宅をオフィスとして使用している場合、どうしても場所に限りがあります。せまいデスクや棚にFAXなど余計なものを置くスペースがないのが現状です。

 

でもFAXを使用してやり取りを希望するクライアントがいた場合にFAXを購入すべきか迷います。そんな方にインターネットFAXがおすすめなのです。場所も取らないし何よりもパソコンを使用していれば、連絡がきても迅速に対応できます。

「テレワーク」になりFAXでのやり取りが必要な方

新型コロナウイルスの拡大で、国は密にならないためにもテレワークを推進してきました。実際にテレワークを導入する企業が増えました。しかもテレワークでも業務に支障がなければ、土台ができた以上はこれからもテレワークが増え続ると予想されます。

 

困るのがテレワークをする方のオフィスにFAXを導入するのが難しい点です。そんな方に仕事のためのFAXとして、インターネットFAXがぴったりです。それに自宅のFAXを他の人に知られずに済みますし、大切な書類を紛失する恐れもありません。

毎月「大量にFAXを送受信する」企業

企業によって、FAXの使用量は違うものです。あまりFAXを使用しない業務もあれば、中には毎月100枚どころではなく、大量にFAXの送受信を行う業務を行っている事業者もありますよね。そんな事業所にこそインターネットFAXがおすすめです。

 

インターネットFAXは送受信の枚数によってプランが用意されています。最適なプランを選択できれば大量にFAXを送信する業務のコストを削減できるのです。もし大量に送信する業務でコストを削減したいなら、インターネットFAXの利用を検討するのがおすすめです。

できるだけ「コストを削減したい」方

少しでも利益が欲しい方にとって、節約できるものは何でも節約したいと思うのは不思議ではありません。中でも消耗品のコストをできれば無くしたいと考える方に、インターネットFAXの利用をおすすめします。

 

例えばFAX本体を購入する必要がありません。FAXに使用するトナーやインクカートリッジ、そして受信したときに必要な用紙も必要ありません。さらにFAX本体に必要な回線も不要ですし、電気代もわずかかもしれませんが節約できるのでおすすめです。

インターネットFAXの選び方

インターネットFAXで効率化や経費削減を狙うなら、どんなサービスを選べばいいのかが焦点になります。ここではインターネットFAXの選び方を紹介します。

誰でも文章が見れるように「互換性」で選ぶ

インターネットFAXを選ぶときのポイントの一つがこの「互換性」です。互換性なんてあるの?と思う方もいるかもしれませんが、実は関係あるのです!例えばパソコンでは見れるけれど、スマートフォンの機種を選ぶのでは意味がありません。

 

なのでできれば、パソコンはもちろんスマートフォンも、iPhoneでもAndroidでもFAXを見られる環境にした方が良いのです。なのでインターネットFAXを利用するときは、互換性を重視するのも忘れてはなりません。

重要な情報が流出しないために「セキュリティ」で選ぶ

企業間の情報のやり取りは危険と常に隣り合わせです。特にFAXを送受信する際に気を付けるのは「誤送信」です。全く関係ない書類を関係ない人や会社に送ってしまった場合、その情報が知られたくない人に知られてしまいます。

 

もしかしたらそれが原因で利益もつながりも失う可能性だってあるのです。インターネットFAXも同じでは?と思うかもしれませんが、実はインターネットFAXは意外とセキュリティ対策がしっかり行われています。

 

例えばFAXを送る相手にパスワードを教えます。送られた相手はパスワードがあるので閲覧できますが、誤送信した場合はパスワードがかかっているので見られる心配はありません。なのでパスワード設定ができるツールを選びましょう。

必要最低限の機能「送受信機能」で選ぶ

基本的なFAXの機能といえば「送信」「受信」です。そして用紙にプリントアウトするのが機能ですが、インターネットFAXの場合は「送信機能のみ」「受信機能のみ」「送受信機能」の3つのタイプが存在します。なので用途に応じて選ぶ必要があります。

用途や使用頻度に応じてお得な「料金」で選ぶ

インターネットFAXを選ぶ基準の一つは「料金」です。契約するには初期費用のほかに月額使用料が発生します。これらの費用は契約する会社によって変わります。例えば初期費用が無料のところがあれば、数千円かかるところもあるのです。

 

また、ひと月にどのくらいの書類を送受信するかによっても料金が変わるので、使用する頻度や枚数でプランを検討します。機能やサービスが充実しているツールを利用するなら、キャンペーンも見逃さず、用途に応じたプランをお得に利用してください。

外出先でも利用するなら「スマートフォン対応」を選ぶ

互換性の部分でも少し触れましたが、インターネットFAXはパソコンだけでなくスマートフォンでも送受信が可能です。ですが全てのインターネットFAXがスマートフォンに対応しているわけではないので、スマートフォンで使用するのなら対応しているかを確認します。

 

もちろんスマートフォンでの利用を検討していないのであれば、わざわざスマートフォン対応のサービスを利用する必要はありません。しかし将来的にスマートフォンでも利用したいと思うのであれば、最初からスマートフォン対応のサービスがおすすめです。

現在使用している複合機の番号そのまま使うのは無理?

お使いのFAXはFAX用の番号が使用できますよね。その番号は当然使用しているのですから、クライアントなど関連企業にも知られています。ここで疑問に感じるのが「これまでの番号そのまま使えないの?」です。確かに変わったら変わったで面倒です。

 

それに複合機でコピー機と一緒に使用している場合、FAXを使わないからどうすればいいの?となりますよね。でも大丈夫です。なぜならば複合機はそのままコピー機として使用して、FAXだけをインターネットFAXに変えればいいのです。

 

そのためには現在FAX用として使用している番号そのまま使える会社を探す必要があります。今回ご紹介している会社にも番号そのまま使用できる会社があるので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスを効率化する!おすすめのインターネットFAX5選

人気のおすすめインターネットFAXサービスを提供しているツールを紹介します。利用を検討中の方はぜひ参考にしてください。

スマートフォンアプリで利便性が良い!

スマートフォンアプリでいつでもどこでもFAXの送受信が可能なサービスです。もちろんパソコンでの送受信も可能!電話帳と連動して入力の手間が省けます。他にも多くの機能が使用できます。

 

データはクラウドに保存できるので、データを自社で保存する必要がありません。今なら30日間無料キャンペーンを実施しているので、少しでもコストをかけずに利用したい方におすすめです。

初期費用 5500円(年払いの場合は0円) 送信費用 22円/30秒
受信費用 0円 月額利用料 1078円~2178円
利用できるFAX番号 登録住所の市外番号 or 050 キャンペーン あり

大量送受信に対応しているクラウドFAXならここ!

企業向けのインターネットFAXです。基幹システムや業務パッケージとの連携がよく、大量に送受信する必要がある企業におすすめです。もちろんテレワークをしている方にも人気があり、世界最大級のクラウドFAXなので、国を選びません。

 

最大のメリットは災害が起こったとしてもネットワークを分散しているので、サービスを利用できる点です。とかく災害がどこで起こるかわからない日本では、ありがたいサービスです。

初期費用 50000円(送信)0円(受信) 送信費用 25円/枚(国内)国際は国ごとの設定
受信費用 10円/枚(東京03)25円/枚(着信課金番号 0120/0800) 月額利用料 0円(送信)3500円(東京03)4000円(着信課金番号 0120/0800)
利用できるFAX番号 - キャンペーン -

イメージ編集機能で迅速に対応ができる!

簡単に書類の送受信ができるだけではなく、パソコンを使って簡単に文字や図形を加えて返信ができるので、いちいちソフトを立ち上げて書き加える必要がありません。手書き感覚で扱いやすいインターネットFAXサービスです。クリエイティブな仕事にピッタリ!

 

ほかにも受信したファイルを自動で振り分けしてくれる機能を使えば、後で整理整頓する必要がありません。欲しい機能が備わっているのも魅力ですが、何よりも登録してすぐに使用開始できるスピーディーさもおすすめです。

初期費用 1100円(スタンダード・プレミアム) 送信費用 8.8円(1送信2枚 スタンダード・プレミアム)
受信費用 1カ月1000枚までは0円 1001枚以上は8.8円 月額利用料 1078円(スタンダード)4378円(プレミアム)
利用できるFAX番号 03 06 045 (追加オプション) キャンペーン あり
2位

難しい操作は無し!シンプルなインターネットFAX

インターネットFAXとかわかりにくい!そんな方にピッタリなのが「faximo」です。シンプルな操作性で、メールさえできれば誰でも簡単にFAXの送受信が可能です。外出時にもスマホアプリを使ってFAXの確認ができます!しかもリーズナブルです。

 

また、今FAX用として使用している電話番号をそのまま使えるので、いちいち番号が変わりました!と連絡をする必要もありません。面倒な手間がなくコストを削減したい方にピッタリなインターネットFAXです。

初期費用 1100円 送信費用 15.4円/枚
受信費用 1000枚まで0円 1001枚から9.9円/枚 月額利用料 1034円~1188円
利用できるFAX番号 03 06 052 キャンペーン -

全国の都道府県の市外局番が使える!一押しのインターネットFAX

パソコン・スマートフォン・タブレットなど、どんなデバイスからもFAXの送受信が可能です。もちろんFAXを転送する機能や整理して保存も簡単です。しかも日本全国の市外局番が選べます!アプリと連携すれば、いつでもどこでも対応できます。

 

セキュリティもしっかりしていて、重要な情報が漏洩したらどうしよう!なんて悩みも軽減します。安くてコストの削減をしたい方や外出先や自宅でFAXの送受信を希望する方におすすめです。

初期費用 1100円 送信費用 150枚まで無料/月 151枚以上は11円/枚
受信費用 150枚まで無料/月 151枚以上は11円/枚 月額利用料 1980円
利用できるFAX番号 050 011 0166 0138 022 024 025 026 03 045 052 054 06 078 082 086 089 08 092 096 ほか キャンペーン -

インターネットFAXのおすすめ商品比較一覧表

商品 画像 商品リンク 特徴 初期費用 送信費用 受信費用 月額利用料 利用できるFAX番号 キャンペーン
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公式サイト

全国の都道府県の市外局番が使える!一押しのインターネットFAX

1100円

150枚まで無料/月 151枚以上は11円/枚

150枚まで無料/月 151枚以上は11円/枚

1980円

050 011 0166 0138 022 024 025 026 03 045 052 054 06 078 082 086 089 08 092 096 ほか

-

アイテムID:8569014の画像

公式サイト

難しい操作は無し!シンプルなインターネットFAX

1100円

15.4円/枚

1000枚まで0円 1001枚から9.9円/枚

1034円~1188円

03 06 052

-

アイテムID:8568816の画像

公式サイト

イメージ編集機能で迅速に対応ができる!

1100円(スタンダード・プレミアム)

8.8円(1送信2枚 スタンダード・プレミアム)

1カ月1000枚までは0円 1001枚以上は8.8円

1078円(スタンダード)4378円(プレミアム)

03 06 045 (追加オプション)

あり

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公式サイト

大量送受信に対応しているクラウドFAXならここ!

50000円(送信)0円(受信)

25円/枚(国内)国際は国ごとの設定

10円/枚(東京03)25円/枚(着信課金番号 0120/0800)

0円(送信)3500円(東京03)4000円(着信課金番号 0120/0800)

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-

アイテムID:8568568の画像

公式サイト

スマートフォンアプリで利便性が良い!

5500円(年払いの場合は0円)

22円/30秒

0円

1078円~2178円

登録住所の市外番号 or 050

あり

インターネットFAXの上手な使い方

いざインターネットFAXの契約をしたのなら上手に活用したいですね。ここではこんなときはどうすればいいの?などの情報を紹介しています。ぜひお役立てください。

受信した書類を「印刷」するには

インターネットFAXはインターネット上で書類のやり取りをするので、従来のFAXのように紙に印刷して出てはきません。ペーパーレスの考え方ではそれがメリットですが、中には印刷したいものもあるかもしれませんよね。そんなときは印刷できるので心配はいりません。

 

インターネットFAXはPDFデータでやり取りするので、まずはAdobe Readerで書類を開きます。開いたらファイルのタブをクリックして、印刷をクリックすると、印刷するための準備が行われ、枚数や用紙サイズなどを指定して印刷できます。

「マイクロソフト office系ソフト」で作成した書類を送受信する

パワーポイントはマイクロソフトソフトですが、実はもともとパワーポイントのファイルをインターネットFAXで送信する機能がついています。いつもパワーポイントなどoffice系のソフトを使用している方ならご存知の方も多いかもしれませんね。

 

直接パワーポイントのファイルをインターネットFAXで送信するには、コンピュータにWindows FAX、プリンター・ドライバー、FAXサービスのいずれかがインストールされている必要があります。無ければインストールしてから行いましょう。

 

【インストール後の設定】
1.コントロールパネル「プログラム」を選択
2.「プログラムと機能」を選択
3.Windowsの機能の「印刷とドキュメントサービス」
4.「Windows FAXとスキャン」のチェックボックスをON
5.「OK」をクリック

インターネットFAXがうまくできない時の対策

インターネットFAXを導入したけれど、とんでもないトラブルが発生してしまった!そんな方に、うまく送受信ができないときの対策を紹介します。ぜひお役立てください。

「自動開業・文字化け」を起こしてしまったら

インターネットFAXでよくあるトラブルの一つに「自動改行」や「文字化け」があります。改行が勝手に行われると、何が書いてあるのか読むのに時間がかかりますし、相手にも心理的に嫌な気持ちにさせてしまいますし、文字化けは腹立たしい気持ちにさせます。

 

文字化けの原因の多くはファイル形式が間違っているからなので、ファイル形式をチェックして修正して送信してみましょう。自動改行のトラブルはメールソフトの設定をチェックし、自動改行を行わない設定にすれば問題は解決します。

 

それでも変化がない場合は、契約している会社に問い合わせするのをおすすめします。

送受信が「うまくできなくて」困ったら

送受信がうまくできない原因は大きくわけると4つあります。1つ目が宛先の番号を入力する箇所が間違っている。2つ目が送信上限を超えている。3つ目がファイル形式が間違っている。4つ目が設定ミスによるものです。

 

宛先の番号を入れる場所は「To」の部分です。契約内容によっては上限が設けられているので、見直しが必要です。ファイル形式については契約に書かれている形式に変換して送信します。設定していない番号に送信できない会社もあるので設定すれば解決します。

 

もしこれを全てチェックしても送受信ができない場合は、契約している会社に問い合わせするのをおすすめします。

インターネットFAXで業務の効率化を図ろう!

インターネットFAXは、業務をスピーディーに行い効率化できる便利なツールです。本体が必要なく場所を取りませんし、何よりもこれまで使用していた用紙やインクなどの経費の削減にもつながります。それでも導入を迷う方もいるかもしれません。

 

もしどうしても導入を迷うのであれば、数か月だけでも使用してみて従来のFAXを使用していたときと、どのくらい違いが出るのかを調べてみて、納得した上で本格的に導入をしても遅くはありません。それにテレワークが増えれば利用価値がもっと上がります。

 

ぜひこの機会にインターネットFAXの導入をして、業務の効率化とコストの削減に力を入れるのをおすすめします。

まとめ

この記事では、インターネットFAXの基礎知識、選び方、おすすめ○選をお届けしました。業務の効率化や経費削減で悩んでいる方のお役に立てれば幸いです。

本サービス内で紹介しているランキング記事はAmazon・楽天・Yahoo!ショッピングなどECサイトの売れ筋ランキング(2021年10月29日)やレビューをもとに作成しております。

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