1. 1位

    理解は偶然、誤解は当然と認識をする

    話し手と聴き手の背景や価値観はそもそも異なります。くわえて話し手がすべての情報を伝えているとも限らないため、面と向かって話しても完全には伝わらないのが実情です。ましてやメールや電話ではますます伝わりにくいもの。聴き手は相手が何を伝えようとしているのか、推測をしながら話を聴くことが重要です。

  2. 2位

    相手を好意的に受け入れる

    皆、自分が苦手だと決めつけている相手に対し、ネガティブな感情を抱きがちです。しかし相手が誰であれ、心を開いて聴く姿勢が大切です。相手を好意的に受け入れましょう。その姿勢は相手に伝わります。「全身で聴く」という意識で向い合いましょう。

  3. 3位

    相手が誰であれ萎縮しない

    たとえば話し手が役職者の場合、相手に敬意を表しつつ、萎縮しないよう心構えをします。萎縮すると余計な感情が邪魔をして、話の理解を難しく感じさせてしまいます。相手が社内でも社外でも関係ありません。

  4. 4位

    重要度・緊急度を確認する

    相手が上位者の場合など、自分から重要度や緊急度を尋ねづらいケースもあるかと思います。しかしこれを尋ねることにより、指示を受けた人がベストな状態で業務を遂行しようとする意志が伝わり、相手への信頼感につながります。そしてそれらを確認後、自分のスケジュールに組み込みましょう。

  5. 5位

    指示を受けながら自分と他の人のタスクを整理する

    1~4位の事柄に意識をして話を聴いていると、指示を受けている時点で問題点や提案事項など、次にやること(タスク)に自然と気づいてくるはずです。それはタスク遂行の効率化と精度を上げることにもつながってきます。

  6. 6位

    相手の話が終わるまで聴き、後でまとめて質問をする

    人は自分の話をきちんと聴いてくれる人を信頼します。話を聴きながら、のちほど確認すべき事項をメモしておきます。そして話が終わった後、まとめて質問をすると良いでしょう。

  7. 7位

    自分の理解度を相手に示し安心感を与える

    相手の指示を聴き、理解を示す「うなずき」や「相槌」を入れます。やりすぎはかえってうるさく感じるのでご注意を。また話の最後に相手の話を要約し、理解していることを言葉に表すのも良いでしょう。

  8. 8位

    立ち位置に配慮する

    つい相手の真正面にポジショニングをする方が多いのですが、相手の真正面を避け、なるべく斜め前または隣をポジショニングするよう心がけましょう。相手の真正面に立つと、心理的に対立を招きやすいためです。

  9. 9位

    相手の目を見て聴く

    相手の話を聴き逃さないために、メモをとる一生懸命さは大切です。しかしそれに没頭することのないよう、なるべく相手の目を見て聴くことが会話をスムーズに進める秘訣です。

  10. 10位

    相手の習性に合わせ、常に必要なアイテムを携帯する

    必要なアイテムとは、たとえば筆記用具・メモ帳・付箋・クリアフォルダ・内線表・スケジュール表など。事前にそれらを用意できていると、聴く余裕が生まれます。言語だけのコミュニケーションによる齟齬(そご)を防ぐためにも、携帯しましょう。

このランキングのコラムを見る