1. 1位

    聴き手によって話し方を変える。

    人により背景知識や仕事のスタイルが異なる事が多いので、相手の身になって、ほしい情報を先回りして話すと良いでしょう。例えばアシスタントに出張手配を依頼する時。新人には噛んで含めるように社内規定・旅行代理店利用方法・優先順位・好みを伝える必要がありますが、ベテランには好みを伝えるだけでOK。

  2. 2位

    話の種類・件数・所要時間を先に伝える。

    話の種類は報告・連絡・相談などです。話の種類・件数・所要時間を先に伝えることで、相手に心の準備ができる時間を。例えば「○○○のご相談が○件ありまして○○分ほどお時間をいただきたいのですが…」とはじめてみるのはいかがでしょうか。

  3. 3位

    話を要約し、はじめに結論(重大・緊急な事)を話す。

    最後に理由・提案・補足などを話します。ビジネスパーソンは自分の仕事の段取りを決めていて、予定外の時間をとられるのは迷惑です。その負担を軽減するという配慮が必要になります。またその聴き手と次に話ができるタイミングはいつなのかわからないという危機感を持ちましょう。

  4. 4位

    森(全体)を話してから木(部分)を話す。

    相手に聞いてほしい、理解してほしいことを伝えるためには森(全体)から話した方が相手は全体像をイメージしやすくなりますし、木(部分)の位置・重要性などが伝わりやすくなります。

  5. 5位

    急いでいる時・自信がない時ほどゆっくり話す。

    心に余裕がない時ほど話し方は早くなる傾向にあります。自分を落ち着けるため、ゆっくり話しましょう。数秒短縮したところで時間はそう変わりません。齟齬(そご)のないよう違う言い回しをします。日時や電話番号などは特に慎重に。

  6. 6位

    今話していいか相手に尋ねる。

    TPOをわきまえることが大事です。話しかける時間帯が適切か、自分の身だしなみは不愉快な印象を与えていないかを意識してください。自分と相手の都合のよいタイミングは違うと認識を持つと良いでしょう。話し手の身だしなみが整っていると話を聴く心境になります。

  7. 7位

    シミュレーションしてから話す。

    結論から話すというシナリオを作り、自分なりに相手に話す前に練習します。その際、想定外の質問がきても困らないよう、予めくるであろう質問への答えを用意しておきましょう。そしてタイミングを見計らい、自信をもって相手に話しかけます。

  8. 8位

    一文を短くする。

    日本語は膠着語(こうちゃくご)といって、放っておくと延々と文章をつなげていくことができます。それでは理解しにくくなるのも当然。一文を短くする心がけをするだけでも、趣旨が伝わりずいぶんわかりやすくなります。

  9. 9位

    丁寧な依頼は疑問文(間接的)にする。

    ○○していただけますでしょうか。(間接的)→丁寧な印象を与えます。(例:could you please?) ○○してください。(直接的)→失礼な印象を与えます。相手がやってくれる前提の話し方です。(例:can you?)話し方ひとつで相手の感じ方は変わってきます。

  10. 10位

    話には必ず主語をつける。

    日本語は言語だけに頼らない、場の状況をふまえたコミュニケーションの役割が大きい、高コンテクスト(文脈)の文化です。そのため、主語を省略しがちで理解が難しい事があります。話す前に「英語の文章にしたらどう話すか」という意識でいると良いでしょう。

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